Antes de abrir: el fondo de cambio
Cada caja arranca con plata para dar vuelto: billetes chicos y monedas. Contalo entre dos personas y anotalo. Sin ese número, al final no hay forma de saber si la caja da.
Durante el evento: retiros y gastos
- Retiros: si se junta mucho efectivo, sacá una parte y guardala en un lugar seguro. Anotá cuánto y quién se lo llevó.
- Gastos pagados con la caja: si se paga algo con esa plata (hielo, el pan que faltó), anotá qué fue y cuánto costó.
- Transferencias y QR: van aparte. No son plata que esté en la caja.
La cuenta que tiene que dar
Efectivo que tendría que haber = fondo de cambio + ventas en efectivo − retiros − gastos pagados con la caja.
La caja arrancó con $ 20.000 de cambio, vendió $ 350.000 en efectivo, se hizo un retiro de $ 200.000 y se pagó hielo por $ 15.000. Tendría que haber $ 155.000.
El conteo
Al cerrar, contá entre dos, separando los billetes por valor. Anotá lo que contaste y comparalo con lo que tendría que haber. Si da, listo: la caja cerró.
Si no da
Una diferencia chica puede pasar: un vuelto mal dado en pleno apuro. Antes de preocuparte, revisá:
- Ventas cobradas dos veces o que había que anular.
- Transferencias anotadas como efectivo, o al revés.
- Un retiro o un gasto que no se anotó.
Si después de revisar sigue sin dar, anotá la diferencia como está. Es mucho mejor que cerrar "redondeando": la próxima vez se sabe dónde mirar.
Y después, rendir cuentas
Con todas las cajas cerradas, se arma la rendición para la comisión: cómo rendir cuentas de un evento.