Lo que entró
- Las ventas, separadas en efectivo y en transferencias o QR, y por puesto si se puede (la entrada, el buffet, la barra).
- Los otros ingresos: el sponsor, la rifa, una donación, el alquiler de un espacio a un emprendedor.
Lo que se gastó
Cada gasto con su comprobante o, si no hay, con la fecha, el monto, quién lo pagó y para qué: el sonido, la carne, el hielo, el alquiler del salón.
Separá lo que se pagó con la plata de la caja de lo que alguien pagó de su bolsillo y hay que devolverle. Es lo que más se olvida y lo que más discusiones trae.
Los canjes
Lo que se recibió a cambio de algo, sin plata de por medio: publicidad en el escenario a cambio de cajones de gaseosa, el sonido a cambio de la cena del equipo. Conviene anotarlos con un valor aproximado, pero sin sumarlos al resultado: no entró plata.
El resultado
Resultado = ventas + otros ingresos − gastos.
Y el efectivo que se entrega tiene que coincidir con el cierre de las cajas. Si alguna no dio, se dice: cómo cerrar la caja de un evento.
Cómo presentarla
Un resumen corto (lo que entró, lo que se gastó y el resultado) y el detalle a mano para quien lo quiera ver. Mandala por escrito, en un PDF o por WhatsApp, así queda registro, y guardá los comprobantes juntos.
Al otro día, no al mes
Cuanto antes, mejor: la memoria está fresca y los comprobantes no se pierden. Si después llega una cuenta (el sonido que facturó tarde), se suma y se manda la rendición actualizada.