Si ya hicieron el evento: lo que se vendió
El mejor dato es lo que se vendió la vez anterior, producto por producto. Ojo: lo vendido, no lo comprado. Lo que sobró no cuenta.
A eso sumale un margen, por ejemplo un 10 %, y ajustalo si esperás más o menos gente que la última vez (otro día, otro clima, otra fecha).
El año pasado se vendieron 120 gaseosas. Con un 10 % de margen, comprá 132; si este año esperás bastante más gente, un poco más.
Si es la primera vez: la gente que esperás
Estimá cuántas personas van a ir y qué parte va a comprar cada cosa. No hace falta exactitud: una cuenta razonable es mucho mejor que comprar "a ojo".
Esperás 300 personas y calculás que una de cada dos va a comer un choripán: son unos 150. Con margen, 165.
Si podés, preguntale a otra institución de la zona que haya hecho algo parecido: es el dato más cercano a la realidad.
Lo que se guarda y lo que no
- Lo que no vence pronto (gaseosas, agua, golosinas envasadas): si sobra, se guarda para el próximo evento. El margen puede ser más generoso.
- Lo fresco (pan, carne, verdura): margen chico y un plan B, como saber dónde comprar más durante el evento.
Si tu proveedor acepta devolver lo que no se abrió, preguntalo antes: te deja comprar con más margen sin arriesgar plata.
Anotá lo que entra durante el evento
Si a mitad de la noche alguien sale a comprar más, anotalo: qué entró, cuánto costó y con qué plata se pagó. Si no, el año que viene vas a creer que alcanzó lo que se compró al principio, y la cuenta de lo vendido también se te desarma.
Al terminar: lo que sobró
Contá lo que quedó de cada cosa y anotalo junto con lo vendido. Con esos dos números, la compra del próximo evento sale sola. Y lo que se gastó va a la rendición de cuentas.